Toiduohutuse audititarkvara: kolmanda osapoole auditiks valmistumine

Kui tegutsete toiduainete tarneahelas — tootmine, töötlemine, pakendamine, ladustamine või turustamine — on kolmanda osapoole auditid tõenäoliselt teie klientide nõue. Need auditid hindavad teie toiduohutuse juhtimissüsteemi rahvusvaheliselt tunnustatud standardite alusel. Kuigi standardid erinevad struktuurilt ja rõhuasetuselt, on neil ühine joon: audiitorid peavad nägema tõendeid, et teie toiduohutuse kontrollimeetmed on määratletud, rakendatud, jälgitud ja dokumenteeritud. Tarkvara muudab selle tõendusbaasi loomise ja haldamise suuremahuliselt praktiliseks.

GFSI-ga võrdlustatud standardite mõistmine

Ülemaailmne Toiduohutuse Algatus (GFSI) võrdlustab toiduohutuse sertifitseerimisskeeme ühtsete nõuete alusel. Peamised GFSI-ga võrdlustatud standardid on järgmised:

SQF (Safe Quality Food)

SQF on laialt levinud Põhja-Ameerikas ning hõlmab nii toiduohutust (SQF toiduohutuse koodeks) kui ka kvaliteeti (SQF kvaliteedikoodeks). See kasutab kolmetasemelist sertifitseerimissüsteemi, kus tase 3 esindab terviklikku toiduohutuse ja kvaliteedi juhtimissüsteemi. SQF auditid hindavad teie toiduohutuse plaani, eeltingimusprogramme ja dokumente, mis tõendavad pidevat nõuetele vastavust.

BRC ülemaailmne toiduohutuse standard

BRC (nüüd BRCGS) on eriti levinud Ühendkuningriigis ja Euroopas ning on üks peamisi sertifitseerimisskeeme, mida nõutakse Eesti toidueksportööridelt Euroopa ja Põhjamaade turgudele. See on üles ehitatud tippjuhtkonna toiduohutusele pühendumisele, HACCP-põhisele toiduohutuse plaanile ja üksikasjalikele nõuetele, mis hõlmavad tehase keskkonda, toote kontrolli ja protsessi kontrolli. BRC auditid võivad olla etteteatatud või ette teatamata, kusjuures paljud jaemüüjad nõuavad nüüd ette teatamata varianti.

FSSC 22000

FSSC 22000 põhineb standardil ISO 22000 (rahvusvaheline toiduohutuse juhtimissüsteemide standard) ning lisab sektoripõhised eeltingimusprogrammid (ISO/TS 22002-1 tootmise ja ISO/TS 22002-4 pakendamise jaoks). See on levinud Euroopa ja rahvusvahelistes toiduettevõtetes. ISO alusstandard tagab hea ühilduvuse teiste juhtimissüsteemi standarditega nagu ISO 9001 ja ISO 14001.

IFS Food

IFS Food on eriti populaarne Saksamaal, Prantsusmaal ja Itaalias ning on koos BRC-ga üks olulisemaid sertifitseerimisskeeme Eesti toidueksportööridele, kes tarnivad EL-i turgudele. See keskendub toote ohutusele ja kvaliteedile, protsesside tõhususele ning kliendi spetsifikatsioonidele vastavusele. IFS kasutab hindamissüsteemi, kus iga nõue saab hinde ning üldskoor määrab sertifitseerimistaseme.

Mida audiitorid otsivad

Olenemata konkreetsest standardist hindavad toiduohutuse audiitorid kolme aspekti:

1. Teie süsteem on määratletud

Teil on dokumenteeritud poliitikad, protseduurid ja plaanid, mis kirjeldavad, kuidas te toiduohutust juhite. See hõlmab teie HACCP plaani, eeltingimusprogramme, standardseid tööprotseduure ja juhtkonna vastutusalasid.

2. Teie süsteem on rakendatud

See, mis on dokumentides kirjas, toimub ka tegelikult tootmisplatsil. Audiitorid kontrollivad seda vaatluse teel rajatise ringkäigul, personaliga vestluste kaudu ning dokumentide ja protseduuride ristkontrolliga.

3. Teie süsteemi hoitakse toimivana

Dokumendid tõendavad, et seire, tõendamine ja parandusmeetmed toimuvad järjepidevalt — mitte ainult nädal enne auditit. Just siin jäävad enamik rajatisi hätta ja just siin teeb tarkvara suurima vahe.

Levinud auditidokumentatsiooni probleemid

Paberipõhistele dokumentatsioonisüsteemidele tuginevad rajatised puutuvad auditite ajal kokku korduvate probleemidega:

• Puuduvad dokumendid — Kolme kuu taguseid temperatuuriloge ei suudeta leida. Parandusmeetme vormi ei täidetud. Koolitusdokumendil puudub allkiri
• Ebajärjekindel täitmine — Dokumendid on olemas mõne päeva kohta, kuid mitte teiste, või mõne vahetuse kohta, kuid mitte teiste, luues lüngad, mida audiitorid märgivad seiretõrgetena
• Ühekorraga täidetud logid — Kõik päeva kirjed sama käekirjaga samal ajal kirjutatud, mis viitab sellele, et dokumendid ei kajasta tegelikku seiret
• Parandusmeetmeid ei dokumenteerita — Seirelogid näitavad kõiki tulemusi piirväärtuste raames — iga päev, iga mõõtmine. Audiitorid teavad, et see ei ole realistlik ja seavad süsteemi usaldusväärsuse kahtluse alla
• Otsimisaeg — Kui audiitor küsib konkreetset dokumenti, ei tohiks selle leidmine nõuda 30 minutit kapist otsimist
• Versioonihaldus — Kasutusel aegunud tööprotseduurid, endiselt täidetakse asendatud vorme ja puudub selge ülevaade dokumentide uuendamise ajaloost

Kuidas audititarkvara neid probleeme lahendab

Toiduohutuse audititarkvara ei asenda teie toiduohutuse juhtimissüsteemi — see pakub taristu, et süsteemi järjepidevalt käitada ja vastavust tõhusalt tõendada.

Digitaalsed seiredokumendid

Asendage paberlogid digitaalsete kontrollnimekirjadega, mis koguvad seireandmeid tegevuse toimumise kohas:

• Automaatsed ajatemplid — Iga kirje salvestab täpse kuupäeva, kellaaja ja kasutaja, kõrvaldades küsimused selle kohta, millal seire toimus
• Juhendatud töövood — Personalile kuvatakse iga nõutav kontroll järjekorras, vähendades vahelejäänud punktide tõenäosust
• Valideerimisreeglid — Kriitilisi piirväärtusi ületavad kirjed märgitakse kohe ja nõuavad parandusmeetme dokumenteerimist enne, kui kontrolli saab lõpetatuks märkida
• Fototõendid — Lisage fotod dokumentidele tingimuste, seadmenäitude või probleemide visuaalseks tõendamiseks
• Täitmise jälgimine — Juhtkond näeb reaalajas, millised kontrollid on tehtud, millised on hilinenud ja millistel esinesid kõrvalekalded

Parandusmeetmete haldamine

Kui seire tuvastab kõrvalekalde, salvestab tarkvara kogu parandusmeetmete tsükli:

• Mis oli kõrvalekalle (seotud selle käivitanud seiredokumendiga)
• Kohe võetud meede (toote käitlemine, seadme reguleerimine, ala puhastamine)
• Juurpõhjuse analüüs
• Ennetavad meetmed kordumise vältimiseks
• Tõendamine, et parandusmeetmed olid tõhusad

See loob täieliku parandusmeetmete jälje, mida audiitorid ootavad — ja mida paberipõhised süsteemid harva järjepidevalt tagavad.

Dokumendihaldus

Auditistandard nõuab kontrollitud dokumente — tööprotseduure, poliitikaid, vorme ja plaane, mis on üle vaadatud, kinnitatud ja kontrollitult levitatud. Tarkvara toetab seda järgmiselt:

• Versioonihaldus — Kasutamiseks on saadaval ainult iga dokumendi kehtiv versioon
• Ülevaatuse meeldetuletused — Automaatsed teavitused, kui dokumentide perioodiline ülevaatus on tähtajas
• Juurdepääsukontroll — Ainult volitatud isikud saavad kontrollitud dokumente kinnitada või muuta
• Levitamise dokumendid — Tõend, et asjaomane personal on saanud ja kinnitanud uuendatud protseduuride kättesaamist

Eeltingimusprogrammide haldamine

Kõik GFSI standardid nõuavad tugevaid eeltingimusprogramme (PRP-sid) — alustavasid tavasid, mis loovad tingimused toiduohutuseks. Euroopa Liidu hügieenimääruse (EÜ) nr 852/2004 kohaselt, mida Veterinaar- ja Toiduamet (VTA) Eestis jõustab, hõlmavad need tavaliselt:

• Puhastamine ja desinfitseerimine — Graafikud, protseduurid, tõendamisdokumendid ja kemikaaliohutuse andmed
• Kahjuritõrje — Seiredokumendid, trendanalüüs ja parandusmeetmed kahjuritegevuse korral
• Tarnija kinnitamine — Kvalifitseerimisdokumendid, sertifikaadid ja sissetuleva kontrolli tulemused
• Kalibreerimine — Seadmete kalibreerimisgraafikud, dokumendid ja kalibratsioonist väljunud seadmete käsitlemise protseduurid
• Hooldus — Ennetava hoolduse graafikud ja toiduohutusega seotud seadmete hooldustoimingute dokumendid
• Koolitus — Koolitusdokumendid teemade, kuupäevade, osalejate ja pädevushinnangutega
• Keskkonnaseire — Proovivõtu graafikud, tulemused ja trendijälgimine patogeenide ja indikaatororganismide osas

Iga eeltingimusprogramm tekitab dokumente, mida audiitorid läbi vaatavad. Tarkvara tagab, et need dokumendid luuakse järjepidevalt, hoitakse tsentraalselt ja on kiiresti leitavad.

Auditiks valmistumine

Õige tarkvara taristuga muutub auditiks valmistumine meeleheitlikust mitmenädalasest tormivoost rutiinseks ülevaatusprotsessiks:

Pidev valmisolek

Kui teie igapäevane seire, parandusmeetmed ja eeltingimusprogrammid toimivad tarkvaras, on auditivalmidus tavapäraste toimingute kõrvalprodukt, mitte eriprojekt. Dokumendid on terviklikud, sest süsteem jõustab nende täitmist. Kõrvalekalded on dokumenteeritud, sest süsteem nõuab seda.

Eelaudit ülevaade

Enne auditit kasutage tarkvara aruandlust järgmiste aspektide ülevaatamiseks:

• Kõigi seiretegevuste täitmismäärad — kas esineb lünki?
• Avatud parandusmeetmed — kas mõni on lahendamata?
• Dokumentide ülevaatuse staatus — kas kõik tööprotseduurid on ajakohased?
• Koolitusdokumendid — kas kõigil on koolitus läbitud?
• Kalibreerimise staatus — kas mõne seadme kalibreerimine on üle tähtaja?

Auditi ajal

Kui audiitor on kohapeal, näitab dokumentide kiire leidmise võimekus süsteemi küpsust. Audiitorid märkavad, kui rajatis suudab kohe leida igat küsitud dokumenti — see annab märku, et toiduohutuse juhtimissüsteem on tõeliselt igapäevatoimingutesse integreeritud, mitte auditi jaoks kokku pandud.

Mitme asukoha sertifitseerimine

Mitme rajatisega organisatsioonid seisavad silmitsi väljakutsega hoida toiduohutuse standardid kõigis asukohtades ühtlased. Tarkvara aitab järgmiselt:

• Standardiseeritud programmid — Samad seirekontrollnimekirjad, parandusmeetmete töövood ja dokumentatsioonistandardid kõigis asukohtades
• Tsentraliseeritud ülevaade — Ettevõtte toiduohutuse meeskond saab jälgida vastavusseisundit kõigis rajatistes reaalajas
• Võrdlusanalüüs — Võrrelge auditiskoore, parandusmeetmete määrasid ja vastavusnäitajaid asukohtade lõikes
• Jagatud õppetunnid — Kui üks rajatis lahendab mittevastavuse, saab parandusmeedet jagada teiste asukohtadega sarnaste probleemide ennetamiseks
• Ühtlane auditettevalmistus — Igas rajatises järgitakse sama eelauditi ülevaatusprotsessi